Bokföra milersättning

När en anställd använder sin egen bil i tjänsten kan arbetsgivaren betala ut en skattefri milersättning enligt ett schablonbelopp per mil. Här går vi igenom vad som gäller och hur det bokförs.

Schablonbelopp för milersättning

Skatteverket fastställer varje år ett schablonbelopp per mil som får betalas ut skattefritt när en anställd kör sin egen bil i tjänsten. Beloppet justeras med jämna mellanrum, så kontrollera alltid det aktuella beloppet på Skatteverkets webbplats eller fråga oss innan du sätter din interna resepolicy. Betalar du ut mer än schablonbeloppet räknas den överskjutande delen som lön, med skatt och arbetsgivaravgifter.

Så bokför du milersättning

Varför körjournal är viktigt

För att kunna styrka milersättningen vid en eventuell kontroll behöver du ha en körjournal med datum, sträcka, syfte med resan och antal körda mil. Utan ordentlig dokumentation riskerar Skatteverket att ifrågasätta att ersättningen faktiskt avser resor i tjänsten.

Sköter vi din lönehantering ser vi till att milersättningen hanteras korrekt varje månad, tillsammans med övriga löneuppgifter.

Egen bil i enskild firma – andra regler

Reglerna om skattefri milersättning gäller relationen mellan en arbetsgivare och en anställd. Driver du enskild firma och använder din privata bil i verksamheten finns det ingen "arbetsgivare" som betalar ut ersättning till dig själv – istället gör du ett schablonmässigt avdrag för tjänsteresorna direkt i din bokföring respektive i NE-bilagan till din inkomstdeklaration. Beloppet per mil skiljer sig från det som gäller för anställda, så blanda inte ihop de två reglerna. Har du både anställda och kör din egen bil i firman kan det alltså gälla olika belopp beroende på vem som kör.

Milersättning, traktamente och förmånsbil

Milersättning ska inte blandas ihop med traktamente eller förmånsbil. Traktamente är en schablonmässig ersättning för ökade levnadskostnader vid tjänsteresa med övernattning – mat och småutgifter – och har helt egna regler och belopp, oberoende av hur resan sker. Kör den anställda istället en bil som är en skattepliktig förmån från arbetsgivaren, en så kallad förmånsbil, gäller inte reglerna om skattefri milersättning för drivmedel på samma sätt – där finns särskilda regler för drivmedelsförmån. Är du osäker på vilken situation som gäller i ditt fall hjälper vi dig gärna reda ut det.

Vanliga misstag vid milersättning

Det vanligaste misstaget är att betala ut milersättning utan att någon för körjournal, vilket gör att hela ersättningen kan ifrågasättas vid en kontroll även om beloppet i sig är korrekt. Ett annat vanligt fel är att blanda ihop schablonbeloppet för anställda med avdraget som gäller enskilda näringsidkares egen bil, vilket leder till fel belopp. Vi ser också att milersättning ibland betalas ut för resor mellan hemmet och den ordinarie arbetsplatsen – vilket normalt räknas som vanlig arbetsresa och inte berättigar till skattefri milersättning, till skillnad från resor till andra arbetsplatser eller kunder.

Vanliga frågor